日誌是根據周計劃表寫出的一天時間內組織領導活動計劃，一般分爲縱橫兩種方式。所謂縱，是以時間爲線索，上班開始到下班爲止，整個過程中什麼時間應做什麼事，按照順序排列，屬於領導必做的作爲主線，安排的時間應在領導精力很好時。所謂橫，是指事務。那麼祕書日誌應該怎麼寫呢？一起來學習學習！
(一)、日誌的相關知識
祕書的一項重要責任就是節省上司的時間，保證上司高效率的工作。工作日誌就是祕書協助上司通過與各方協商，對自己和上司的一天活動作出合理安排，並予以實施的輔助工具。
1、工作日誌填寫的信息內容
無論手工填寫還是電子工作日誌，填寫的信息內容應相同，上司的日誌內容通常包括：
(1)、上司在單位內部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內容;
(2)、上司在單位內部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間;
(3)、上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細節、對方的聯絡方法等;
(4)、上司個人的安排，如去醫院看病等，以保證祕書不會在這段時間安排其他事宜;
(5)、上司私人的信息，如親屬的生日，以提醒上司購買生日卡或禮物。
祕書的日誌內容除了包含上司的日誌內容外，還需要包括：
(1)、上司的各項活動需要祕書協助準備的事宜，例如爲上司某某會議準備發言稿、會議議程、訂機票;爲上司的某某會談草擬合同和定餐等。
(2)、上司交辦自己的工作，例如爲簽字儀式聯繫地點、媒體等準備工作。
(3)、自己職責中應做的工作、活動，例如撰寫工作總結，參加值班等。
2、處理工作日誌的變化與調整
有時會因預想不到的事和對方的原因而必須改變日程安排，如果是我方的原因變更安排，會造成一些有形無形的影響，甚至會影響企業的信譽和雙方的信賴關係。因此，應儘量想辦法將日程安排的變更限制在最小的範圍內。
一般的`變更包括：
(1)、原定結束時間延長超時;
(2)、追加緊急的或新添的項目;
(3)、項目的時間調整、變更;
(4)、項目中止或取消。
針對上述情況，祕書應注意：
①安排的活動之間要留有十分鐘左右的間隔和適當的空隙，以備活動時間的拖延或新添臨時的、緊急的情況。
②進行項目的時間調整、變更，仍然遵循先重急後輕緩的原則，並將變更的情況報告上司，慎重處理。
③確定變更後，應立即做好有關善後工作，例如通知對方，說明理由，防止誤解等。
④再次檢查工作日誌是否已經將變更後的信息記錄上，不要漏記或不作修改。
(二)、日誌填寫的工作方法
1、手工填寫的工作日誌
對於手工填寫的工作日誌同時還要準備兩本，一本爲上司使用，一本爲自己使用。使用時的工作方法是：
(1)、提前瞭解上司工作和活動的信息，並在2份日誌上填入，並於當日一早再次確定和補充;
(2)、提前在自己的日誌上也清楚標出自己當日應完成的工作;
(3)、輸入或填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日誌整潔，最好先用鉛筆填寫，確認後，再用水筆正式標明，還可以使用不同色彩;
(4)、輸入或填寫的信息要完整，標明各項活動的時間、地點、姓名、聯絡的必要信息;
(5)、輸入或填寫的信息要準確，當日出現情況變化，應立即更新日誌，並告知上司出現的變化;
(6)、在上司日誌變化的同時，應更改自己的日誌，並做好變更的善後工作;
(7)、在自己的日誌上要清楚標出爲上司的有關活動所做的準備，並逐項予以落實;
(8)、協助和提醒上司執行日誌計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。
案例分析
劉豔是市場部祕書，一直填寫自己和上司的工作日誌，打開2003年3月25日她的那頁日誌，可以看到如下信息：
工作日誌 2003年3月25日 星期二
時間 工 作 內 容
9：00 部門會議，7層705室，帶相關文件夾和下發的會議日程表
10：00
11：00 確認上司與新客戶的午餐
12:00 午餐前，將應聘人的資料送經理、副經理、人事經理閱
13:00 確認面試房間305室，擺桌椅，準備面試評估表
14:00 安排應聘人趙衛面試四十分鐘，14：50安排應聘任靜面試
15:00 15：40安排應聘者李克面試
16:00 16：30面試小組討論
17:00 檢查、準備上司二十六日報告的資料和電腦投影幻燈片
通過祕書劉豔的日誌可以反映出其上司3月25日一天的工作。
2、電子工作日誌
計算機程序現在可以提供日曆、日誌和計劃的功能，並應用於聯網的計算機中。有條件的可以使用計算機電子日誌來管理時間，通過電腦程序中的MicrosoftOutlook可以打開個人文件夾，上面有今日的時間、本月和下月日曆，只要輸入工作任務即可。輸入的方法和內容與手工填寫日誌基本相同。電子工作日誌比手工填寫日誌用起來更方便，可以迅速修改和更新日誌內容，且不留痕跡。
(三)、注意事項
1、祕書應確保上司日誌信息的保密，只對上司授權的人查閱。
2、要確保2本工作日誌信息一致和準確，如果上司有了新安排，應立即補充，並且每天要進行檢查和更新。
3、祕書要熟悉上司工作習慣和約會時間的長短，每天最早和最晚可安排約會的時間，以便安排的約會符合要求。
4、祕書應熟悉上司用餐和休息的時間，以便安排約會避開上司的休息。
