你被指派負責一項具高度挑戰的項目，可能是負責一宗購併案、推出新產品，或執行新的績效評估系統等。不論你負責的是哪一類項目，都得在有限的時間與預算下，扛起爲企業節省成本、創造利潤的目標。
然而，身爲一名項目經理人，過去你可能沒有任何類似的經驗，而你的專業知識也與所負責的項目相去甚遠。在這樣的情況下，你如何成功推動項目?
在去年出版的「項目管理ΜBA」(The Project Managers MBA)一書中，作者科漢(Dennis J. Cohen)與葛拉漢(Robert J. Graham)指出，成功的項目經理人需要具備幾項重要的知識與技能，其中包含了解企業策略、如何提升項目成效、瞭解顧客等;另外，項目經理應將項目視爲一個新創事業，將自己的角色轉換成一名創業家，瞭解企業如何爲股東、顧客與企業本身創造價值。
首先，在推動項目之前，項目經理必須先了解企業策略，讓項目和企業策略結合。
企業策略如同方向盤，讓項目的推行有焦點，不致偏離軌道。舉例來說，如果企業的策略着重在強化產品龍頭地位，新產品研發的項目就不會把焦點集中於顧客服務，而會把目標放在產品的創新與速度上。
如果項目經理人不瞭解企業策略，很容易就會將項目導入與企業策略相反的方向，最後徒勞無功。
企業策略大致有三類：建立顧客親密關係、卓越營運，與產品領導。企業應特別強化其中一類，但是在其餘兩類也要達到產業一般水準。例如，以卓越營運爲企業目標的企業，講求的是效率與數量。麥當勞就是其中的範例。全球麥當勞幾乎都一模一樣，顧客不論走到哪裏，都可以有相同的期待;着重於產品領導的企業，它的目標顧客則是創新的擁護者，因此他們會要求，產品要最好、最新的。
當項目經理人清楚公司的策略，在推動項目的過程纔不會偏離軌道，追求和公司不一樣的方向，導致事倍功半。
其次，如何提升項目的成效?在回答這個問題之前，先要從評估的標準着手。一般而言，項目成效評估的重點有三：項目推行的速度、品質，以及它所產生的價值。
通常，一個項目從概念形成到項目結束，稱爲項目循環時間(project cycle time)，這個時間愈短，企業就愈快享有項目產生的價值，投資也愈快得到回收。因此，縮短項目循環時間，可以爲企業增加現金流量、減少項目投資，同時增加經濟價值。
然而，如何在控制成本的同時，又兼顧品質及縮短項目循環時間?以下有六個原則可供參考：
一、 選派訓練有素的項目經理人。選擇項目經理人時，不可以因爲他是技術背景出身，就委派他爲項目經理人。項目經理人必須充滿熱忱，受過訓練，因爲他要爲項目成敗負責。
二、 迅速建立標準程序。建立項目標準程序的速度要快，但不需要完善。不完善的標準程序可以讓問題凸顯出來，進而加速形成解決問題的方案。
三、 組織核心團隊。項目團隊應該由跨部門的`人員組成。由於團隊成員來自不同的部門，因此當問題發生時，可以獲得不同部門的意見和奧援，有效解決問題。同時應該注意的是，項目成員還應該包含終端使用者或顧客。核心成員必須有始有終地參與。
四、 確保團隊成員全職負責項目。爲了加速項目的完成，團隊成員應該一次只負責一項項目，避免同時負責多項項目，削弱力量。
五、 團隊成員最好避免分處各地。團隊成員應該在同一個區域工作，彼此的溝通協調較容易。
六、 高階主管的支持。項目失敗通常是因爲高階主管沒有參與。項目一旦開始推行，高階主管負有全程參與的責任。
此外，在必要的時候，爲了準時達成項目目標，企業應增加額外投資。麥肯錫顧問公司曾經分析，推出新產品時，如果項目時間拖延相當於產品生命週期百分之十，潛在利潤的損失可能就高達三○%;但是，若項目超出百分之五十的預算，產品能準時上市，則潛在利潤的損失可能只有三%。
另外，在推動項目的過程中，必須時時刻刻謹記顧客的需求。舉例來說，新產品研發的項目是爲了滿足外在顧客的需求;但某些科技項目的推行，則是爲了提升內部員工的工作效率。不論項目對內或對外，項目經理人都得先了解目標顧客是誰，他們有什麼需求，纔可能達成項目的成效。
然而在瞭解顧客之前，先得掌握市場趨勢。很多項目經理人都有一個錯誤的認知，認爲「新品一推出，就會有人買。」事實證明，這是錯誤的觀念。摩托羅拉的銥計劃就是典型的例子，這項透過衛星提供通訊的服務，最後證明沒有市場。爲了避免類似事件的發生，項目團隊必需納入行銷人員，以便掌握市場。
此外，項目經理人必須區分顧客及使用者的個別需求。所謂顧客，是指實際付錢購物的人，使用者則是實際從商品受惠的人。舉例來說，母親爲嬰兒購買濃縮湯，則母親是顧客，嬰兒是使用者。因此，使用者會直接影響產品的銷售。
除了基本技能之外，項目經理人更應該瞭解一般項目失敗的原因何在。訓練與發展雜誌(Training and Development)分析指出，阻礙項目推行的絆腳石與通溝有關。有效的溝通，可以 大幅提高項目成功的機率。
由於項目團隊成員來自不同部門與層級，因此溝通更顯重要。任何溝通的誤解，都會造成項目拖延、成本增加，最後導致失敗。項目經理人如何才能減少溝通不良所造成的失誤?
首先，要了解項目團隊中，阻礙有效溝通的障礙是什麼。通常，溝通的障礙包括：
錯誤的假設。團隊成員似乎都清楚你的指示與期望，但最後你卻發現，你們之間的認知南轅北轍。這是源自於，你假設彼此瞭解，而未要求團隊響應確認。
害怕報告實情。項目經理人必須掌握項目進行是否順利，控制進度與預算，瞭解資源充不充足，或項目是否陷入困境等。因此，項目經理人必須建立一個可以說出實情的團隊文化，不要讓成員只告知你正面的訊息。
缺少共同語言。項目團隊的成員來自各部門，各有自己熟悉的語言。所以一開始，項目經理人就要建立起共同的語言，避免各種專業術語阻礙溝通。
文化差異。文化差異包含了語言、性別、種族及企業協議。
不良的團隊氣氛。建立一個開放、誠實的團隊，不要建立一個階級分明的團隊。由上而下命令式的溝通模式，所造成的阻礙會更大。
剷除溝通障礙最有效的方式，就是在項目推動之前，擬定一個正式溝通計劃，以化解潛在的問題，幫助經理人掌握項目的進度及預算。溝通計劃的內容，包含基本法則、衝突解決方案，及改變協議(change protocol)。
基本法則是用來解答項目成員的問題。譬如：
什麼人需要什麼信息?
什麼時候需要?
訊息如何傳遞──面對面的溝通、電話、電子郵件或正式報告等。
另外，身爲項目經理人，你要思考的基本法則如下：
誰要直接對你報告?
用什麼方式簡報──電子郵件、會議等。
簡報的頻率──每天、每個星期，還是兩個星期。
是不是要針對進度完成的比例進行簡報。
一開始就把溝通細節說明清楚，不僅可以節省時間與成本，還能提高團隊士氣，因爲每一位團隊成員都清楚知道自己的職責所在。
不論項目設計得有多完備，還是有許多預料不到的事情會發生。譬如，團隊成員另有職務、計算機軟件無法使用等。一開始就建立一套改變協議，在項目進行中，往往有助於團隊成員的全力配合。
推行項目最終的目的都是，希望能夠創造高顧客滿意、增加銷售量、提高獲利，最後創造股東價值。因此，項目經理人必須將自己的角色定位爲創業家或CEO，把項目當成事業來經營，瞭解企業的運作如何爲股東創造價值。
但是，並不是每一項項目都會直接對企業利潤產生影響。項目經理人同樣需要思考，項目的推行對企業策略能夠產生什麼樣的價值?舉例來說，推出新產品會大幅提高公司獲利能力;而進入新地理市場的項目，只要能打平就很幸運了。但是，兩者對企業整體的策略卻都有貢獻。
好項目不會憑空出現，需要完備規劃與認真執行。其中包含有六個步驟：
發展項目架構。項目架構讓項目有焦點，強迫項目經理人朝預期的結果前進。說明清楚你期待達成的數字，如銷售量、生產及營運成本等。確保目標的設定合理，是可以達成的結果。
策略思考。從大格局來思考項目的目標。想想項目是否符合企業長期策略，看看項目是否與企業的競爭優勢相輔相成，或者可以爲企業開創其它的優勢。
建立事業規劃。進行市場調查，並瞭解競爭狀況，讓核心團隊參與事業規劃。
執行並控制項目。項目開始執行時，不要把事業規劃擺一邊，它是項目執行的指導原則，讓你隨時檢視項目設定的目標是否達成。
項目終止與檢討。項目結束時，項目團隊應該提出一份項目報告，檢討哪些目標達成，哪些未達成，以供日後參考。如果虎頭蛇尾，項目成員付出昂貴代價獲得的教訓，將無法有效分享。下次項目開始，一切又從頭來過。
你是項目經理人，掌握好項目管理的訣竅，可以讓你事半功倍!
