項目管理方法和項目實施方法的關係

  在一個項目的執行過程中還同時需要兩種方法:項目管理方法和項目實施方法。

項目管理方法和項目實施方法的關係

項目實施方法指的是在項目實施中爲完成確定的目標如某個應用軟件的開發而採用的技術方法。項目實施方法所能適用的項目範圍會更窄些,通常只能適用於某一類具有共同屬性的項目。而在有的企業裏,常常把項目管理方法和項目實施方法結合在一起,因爲他們做的項目基本是屬於同一種類型的。

實際上,只要願意,做任何一件事情,我們都可以找到相應的方法,項目實施也是一樣。以IT行業的各種項目爲例,常見的IT項目按照其屬性可以分成系統集成、應用軟件開發和應用軟件客戶化等,當然,也可以把系統集成和應用軟件開發再分解成一些具備不同特性的項目。系統集成和應用軟件開發的方法很顯然是不一樣的,比如說:系統集成的生命週期可能會分解爲了解需求、確定系統組成、簽訂合同、購買設備、準備環境安裝設備、調試設備、驗收等階段;而應用軟件的開發可能會因爲採用的方法不同而分解成不同的階段,比如說採用傳統開發方法、原型法和增量法就有所區別,傳統的應用軟件開發的生命週期可能分解成:瞭解需求、分析需求、設計、編碼、測試、發佈等階段。

至於項目管理,可以分成三個階段:起始階段,執行階段和結束階段。其中,起始階段是爲整個項目準備資源和制定各種計劃,執行階段是監督和指導項目的實施、完善各種計劃並最終完成項目的目標,而結束階段是對項目進行總結及各種善後工作。

那麼,項目管理方法和項目實施方法的關係是什麼呢?簡單的說,項目管理方法是爲項目實施方法得到有效執行提供保障的。如果站在生命週期的角度看,項目實施的生命週期則是在項目管理的起始階段和執行階段,至於項目實施生命週期中的階段分佈是如何對應項目管理的這兩個階段,則視不同項目實施方法而不同。

  一、實際意義

項目管理方法和項目實施方法對項目的成功都是有重要意義的,兩者是相輔相成的,就如管理人員和業務技術人員對於企業經營的意義一樣。從IT企業的角度看,任何一個IT企業如果要生產高質量的軟件產品或者提供高質量的服務,都應該對自身的項目業務流程進行必要的分析和總結,並逐步歸納出自己的項目管理方法及項目實施方法,其中項目實施方法尤其重要,因爲大部分企業都有自己的核心業務範圍,其項目實施方法會比較單一,在這種情況下,項目管理方法可能會弱化,而項目實施方法會得到強化,兩者會較緊密的結合在一起。只有總結出並貫徹實施符合企業自身業務的方法,項目的成功纔不會嚴重依賴於某個人。在某種程度上,項目管理方法和項目實施方法也是企業文化的一部分。

從客戶的角度看,如果希望得到有保障的產品或服務,那就既需要關注提供產品或服務的企業是否有恰當的項目管理方法和項目實施方法,也必須尊重該企業的項目管理措施與方法。

  二、項目管理重要性

按照傳統的做法,當企業設定了一個項目後,參與這個項目的至少會有好幾個部門,包括財務部門、採購部門、人力資源部門等,而不同部門在運作項目過程中不可避免地會產生摩擦,須進行協調,而這些無疑會增加項目的成本,影響項目實施的效率。項目管理的做法則不同。不同職能部門的成員因爲某一個項目而組成團隊,項目經理則是項目團隊的領導者,他們所肩負的責任就是領導他的團隊準時、優質地完成全部工作,在不超出預算的情況下實現項目目標。項目的管理者不僅僅是項目執行者,他參與項目的需求確定、項目選擇、計劃直至收尾的全過程,並在時間、成本、質量、風險、合同、採購、人力資源等各個方面對項目進行全方位的管理,因此項目管理可以幫助企業處理需要跨領域解決的複雜問題,並實現更高的運營效率。

項目管理是全新的管理方法,學習項目管理可以開闊思路和視野,能培養我們的系統思維習慣,務實的工作作風,科學的管理方法;能教會我們養成良好的工作方式。

例如美國Standish Group1994年對超過8400個IT項目的研究表明,只有16%的項目實現其目標,50%的項目需要補救,34%的項目徹底失敗。Frame博士於1997年對438位項目工作人員進行了調查,結果表明,項目失敗的比率也非常高。根據他的分析,大多數項目的問題來源於以下四個方面的原因之一:組織方面出現問題(如因外來資源而產生的問題);對需求缺乏控制;缺乏計劃和控制;項目執行方面與項目估算方面的問題。

由此我們可以看出在當前的環境下,實施項目管理是非常必要的!那麼項目管理給我們究竟能夠帶來什麼樣的好處呢?概括起來,可以有以下幾點:

合理安排項目的進度,有效使用項目資源,確保項目能夠按期完成,並降低項目成本。通過項目管理中的工作分解結構WBS、網絡圖和關鍵路徑PDM、資源平衡、資源優化等一系列項目管理方法和技術的使用,可以儘早地制定出項目的任務組成,併合理安排各項任務的先後順序,有效安排資源的使用,特別是項目中的關鍵資源和重點資源,從而保證項目的順利實施,並有效降低項目成本。如果不採用項目管理的方法,我們通常會盲目地啓動一個項目,將所有資源均安排在項目中,可能會有很多的人員、任務的瓶頸,同時也會造成很多的資源閒置,這樣勢必會造成資源和時間的浪費。

加強項目的團隊合作,提高項目團隊的戰鬥力。項目管理的方法提供了一系列的.人力資源管理、溝通管理的方法,如人力資源的管理理論、激勵理論、團隊合作方法等。通過這些方法的使用,可以增強團隊合作精神,提高項目組成員的工作士氣和效率。

降低項目風險,提高項目實施的成功率。項目管理中重要的一部分是風險管理,通過風險管理可以有效降低項目的不確定因素對項目的影響。其實,這些工作是在傳統的項目實施過程中最容易被忽略的,也是會對項目產生毀滅性後果的因素之一。

有效控制項目範圍,增強項目的可控性。在項目實施過程中,需求的變更是經常發生的。如果沒有一種好的方法來進行控制,勢必會對項目產生很多不良的影響,而項目管理中強調進行範圍控制,變更控制委員會(CCB)和變更控制系統的設立,能有效降低項目範圍變更對項目的影響,保證項目順利實施。

可以儘早地發現項目實施中的問題,有效地進行項目控制。項目計劃、執行狀況的檢查以及PDCA工作環的應用,能夠及早地發現項目實施中存在的問題和隱含的問題,這樣項目就能順利執行。

可以有效地進行項目的知識積累。傳統的項目實施中,經常在項目實施完成時,項目就戛然而止,對於項目的實施總結,技術積累,都是一種空談。但知名的跨國公司之所以能夠運作很成功,除了有規範的制度外,還有一個因素就是有比較好的知識積累。項目管理中強調項目結束時,需要進行項目總結,這樣就能將更多的公司項目經驗,轉換爲公司的財富。總體來講,項目管理可以使得項目的實施順利,降低項目的風險性,最大限度地達到預期的目標。