檔案管理是企業管理的一部分，是提高企業工作質量和效益率的必要條件，科學規範的管理檔案水平，是衡量企業管理水平的重要標誌。下面是yjbys小編爲大家帶來的關於如何做好企業檔案管理工作的知識，歡迎閱讀。
一、檔案管理在現代企業發展中發揮着越來越重要的作用
檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起着至關重要的作用。科學規範的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以爲經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。檔案管理工作做好了，一方面可以爲企業高層管理人員及時瞭解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據;另一方面有利於社會各方面瞭解和準確認定企業經營成果，爲企業與各有關方面進行合作奠定堅實的基礎。企業要在競爭中立於不敗之地，除做好人才的培養引進、注重發揮人的主觀能動性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發揮優勢，提升企業的軟實力。而做好檔案管理工作，是提升企業管理水平，服務企業發展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映企業整體發展現狀和經營成果，才能更好地爲企業發展服務。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了企業資源配置的取向和模式，決定着企業的發展和未來，對於實現企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升企業的市場競爭力具有重要意義。
二、目前企業檔案管理中存在的問題
一是重視程度不夠。一些企業的管理者對檔案管理工作沒有給予高度重視，認爲檔案管理工作可有可無，部分檔案管理人缺乏高度的責任感，良好的職業道德，辦事細心的態度，樂於奉獻的精神和系統紮實的檔案管理理論知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，還沒有形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，企業的檔案意識進一步弱化。
二是管理手段落後。目前，一般檔案管理都採用一臺微機、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落後，檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案管理技術落後的主要原因有以下幾點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的認識，投入不足;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由於檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有發揮應有的作用;三是管理不規範，有的雖有微機和檔案管理軟件，但檔案並沒有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。
三是管理不規範。企業檔案管理不規範主要表現在：一是檔案收集不規範。在收集過程中，制度形同虛設，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考覈不明確;二是檔案整理不規範。有的企業發展較快，檔案管理人員調整頻繁，檔案人員的專業素質參差不齊，在立捲過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，間隔時間太長，既不符合事畢立卷要求，又不利於查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業單位，檔案室作爲一獨立科室，在行政上無法對其他科室、部門進行管理，涉及檔案管理、移交時，須向主管領導彙報，但主管領導一般都是兼任，各項工作開展起來也較爲困難，現在有些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規範。檔案管理人員對檔案借閱內鬆外緊，借出的檔案沒有按期歸還，有遺失現象。
四是缺乏長期性、連續性的發展規則。企業檔案工作在各級領導和有關部門的督促下開展的達標升級工作，在短時間促進了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達標過後，就出現後勁不足，沒有建立長效機制。再由於部分幹部對檔案管理的重視程度不夠，對檔案在企業中的重要作用認識不足，甚至有的認爲檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃;有任務、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續性的發展規則。
三、以規範化爲抓手提升企業檔案管理水平
檔案工作規範化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。要不斷創新理念，完善制度，在抓好硬件建設的同時，做實做好基礎性工作，不斷提高檔案管理規範化水平。
(一)公文制發是推進檔案工作規範化的基礎性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的'怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日後檔案的質量，決定了檔案工作規範化，因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規範化問題，以提高檔案實體質量，爲檔案工作實施規範化管理打下牢固的基礎。首先公文用紙質量要好，紙張尺寸規格要統一、規範、標準，符合國家的有關規定。排版形式儘量統一，便於立卷裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批註等，都不應使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利用。四是格式要規範，行文不要濫用簡稱和使用不規範的字，以利於日後標準化、現代化檢索手段的實施應用。
(二)實施“以我爲主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規範化的關鍵環節。相近公文的重複與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規範化的最大問題。檔案工作規範化的根本目的就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我爲主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我爲主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件爲主，這不僅是我們在工作實踐中形成並堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規範化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂，二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我爲主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重複度，提高檔案利用的效率。三是在堅持“以我爲主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類並具有內在聯繫的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔後所形成的檔案既完整，又不龐雜，爲檔案的規範化管理奠定堅實基礎。
(三)提高案卷質量是推進檔案工作規範化的可靠保證。實踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響着檔案的價值，而立卷的方法與案卷裝訂質量則可能決定和影響着檔案工作的規範化、標準化。因此，在推進檔案工作規範化的工作進程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問題，以有利於檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規範化管理。
(四)創新檔案管理模式是檔案工作規範化的發展趨勢。隨着數字化、網絡化的發展，檔案本身也不斷髮生變化，依賴電腦識別的電子檔案越來越多。傳統的管理模式已難以適應社會發展的需求，存在着檔案管理模式落後、管理科學化水平低下、檔案管理現代化意識不強，硬件設備和技術落後、基礎工作差等問題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需週期較長、編制檢索工具中出現求“多”不求“精”等現象。爲此新時期檔案管理工作的創新日顯緊迫，信息化、人性化、服務化的發展趨勢對當前的檔案管理提出了新的挑戰，要在管理手段，管理方式上區別於傳統檔案管理，突破人工整理檔案的侷限，逐步實現檔案管理現代化。
