作爲新時期的祕書，要具備的能力很多。隨着整個社會對祕書素質要求的提高，諸多能力都成爲現代祕書必備的能力。下面是小編分享的祕書的能力構成，一起來看一下吧。
一、運用語言能力
作爲一名祕書人員，運用語言的能力是其有效地完成工作最基本的一項能力。它主要包括書面表述能力和口頭表達能力兩個方面。
(一)漢語運用
1、書面表述
隨着我國改革開放的深化，社會經濟的迅猛發展。應用文體已日益成爲國家機關、黨的各級組織以及各行各業開展日常工作，進行公務往來，發佈法律法規，總結交流經驗，從事調查研究，加強橫向聯繫，擴大對外交流，及時傳遞信息的必不可少的工具。“人們逐漸加深了對現代應用寫作的瞭解，認識到掌握這門學科的知識，提高應用寫作的能力，是完成各項工作、生活、科研等任務，提高效率，加快經濟建設進程的重要因素之一;是適應市場經濟發展，便利各種交往和聯繫，保障各自的經濟利益，提高經濟效益的重要手段。”祕書人員要提高文字水平，一定要有紮實的文字功底。陳毅曾說過，祕書、祕書，一要保密，二要會書。這個解釋，既形象生動，又十分貼切。人們習慣上把祕書稱作“秀才”、“筆桿子”，也說明祕書人員必須要有較高的文字水平。
寫作能力是現代人才必備的技能之一。“如果只有紮實的基礎而缺乏高水平的寫作能力，走上工作崗位以後，無論從事什麼職業，都將缺少一隻較有力的臂膀。在改革的今天，不管培養什麼專業的人才，高水平的寫作能力都是必備的基本功。”新時期的祕書是要加強參謀職能，但會寫作特別是“應用寫作”這一技能更爲重要，包括一般文書、機關公務、事務文書等等。一個不通文墨，疏於文字，連領導講話稿都不會起草的祕書，不能說是一個合格的現代祕書。因而，練就紮實的文字功底，是一個祕書從業人員必不可少的基本素質。展望未來，無論科學技術多麼發達，祕書工作手段多麼先進，但祕書的基本職責是處理文書，任何時候，祕書都要具備較高的文字水平。那種認爲祕書職能變了，現代祕書已由起草、處理文書轉變爲參謀的論調是不全面，不正確的。
祕書人員的寫作能力的培養，當然是要靠學習。蘇軾曾經說過，心手不相應，乃“不學之過也”，這就告訴我們學習知識的重要性。作爲文職人員的祕書要廣泛學習科學理論知識、學習典範的應用文之作，揣摩並體會他人的寫作技巧和方法，以此來提高自己的寫作水平。“應用寫作和所有精神產品的生產過程一樣，不單是創造性勞動，還要求有廣闊的內容空間，可以留給寫作者的思維去馳騁，而且需要寫作者對問題有獨到的.看法、深刻的見解。”一名優秀的“筆桿子”沒有淵博的知識作爲底蘊，它的作品就會沒有深度，如清水般淡然無味。有了豐厚的知識作底蘊，祕書人員在辦文、辦事、辦會中就能夠將祕書工作駕輕就熟、遊刃有餘。
2、口頭表達
要具備準確的口頭表達能力，即要求祕書人員在工作、交往中能思維清晰、口齒清楚、條理分明、說話得體。祕書人員雖然很少演說，但卻要經常說話。上傳下達要說話;彙報情況要說話;接待來訪要說話;打電話也要說話。說話機會如此之多，就必須講究說話藝術。一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動活潑。要達到這三點，沒有廣博的知識是不可能的。或許有人會說，我沒有廣博的知識，但同樣能說會道，並且句句有理，還能博得大多數人的好感。我無法去否定個別情況，但我認爲大多數學識短淺的人所說出來的話，沒有深度，他們的話或許會使某些人在某些情況下信服，他們之所以沒有碰壁，當然，也是他們的技巧與火候(時間、場合)掌握得還好，所接觸的人也有限。但作爲一名祕書人員，所接觸的人形形色色，涉及的人員各有不同，處理事情的方式很多。因而，沒有深度的表達會使別人感到膚淺、庸俗，不願與之爲伍。在人際交往中，有一點技巧或許能夠應付自如(但僅限於個人交往)。但對於作爲一個社會組織與公衆之間的公共關係活動，沒有知識，便會與事業的成功遙遙無期。在祕書人員接待形形色色的人物時，不瞭解、熟悉對方的風俗習慣，很可能導致誤解，從而使其所在部門的工作受損。因而，要有準確的口頭表達能力，就必須涉獵各種知識，以此來充實自己。只有這樣，才能使祕書人員在工作中得心應手，正確地應付各種可能出現的局面、情況。從而使其成爲一個能力強的祕書人員。
(二)適用英語能力
隨着科技和經濟的不斷髮展及國際交往的日益擴大，祕書工作者還必須熟練掌握一門或多門外語，提高口語表達能力，以跟上時代發展的步伐。英語能力的提高，當然也要學習關於英語方面的知識。但是要想提高英語能力，不能僅僅學習其書本知識，僅僅懂得語法、句型等。這種人纔在現實生活中根本無法發揮作用。而如今的祕書從業人員絕大多數在學校中學到的英語都是“啞巴英語”、“聾子英語”，儘管有些人在歷次考試中都能取得好成績，但真正需要用的時候，便茫然不知所措。因而，要培養適用的英語能力，除了書本上的知識外，還需要多聽、多講、多寫，只有這樣，才能被社會所接納。
二、掌握辦公技術
經濟的發展，改革的深入使祕書工作方式有所改變，不再拘囿於原先的手工操作。由於祕書部門辦公自動化的普及，計算機、幻燈機、擴音機、照相機、錄像機、電傳機、多功能電話機、縮微技術等先進設備陸續走進了祕書工作部門。這種變化要求祕書人員必須具備熟練的網絡技能，在當前只有具備了熟練的計算機操作能力，纔可以迅速、廣泛、準確地獲得最新消息，提高辦事效率。要具備這種能力，就要求祕書人員能夠掌握關於新機器的知識。有了具體的知識理論作爲基礎，纔有可能掌握好現代辦公技能。當然，僅僅精通相關知識是遠遠不夠的，“紙上得來終覺淺”，這就告訴我們，應該勤於練習。如果僅僅拘囿於書本知識，永遠都只能做井底之蛙。因而，要想掌握好現代辦公技能，就要在具備知識的基礎上加以刻苦的練習，多實踐，才能真正熟悉和掌握現代辦公技能。對於這一項能力，學習知識與實踐同樣重要。 三、具備自學能力
作爲一名祕書人員，必須具備一定的自學能力。由於世事變化萬千，祕書人員必須不斷地更新知識。然而，新知識的獲得不能僅僅依靠他人填鴨式的灌輸。這樣，得不到很好的效果，也過於侷限了。因此，祕書人員本身要有學習的主動性，要有不斷更新知識的求知慾。因爲，在經濟建設飛速發展的今天，祕書人員需要有較強的自學能力，有了較強的自學能力，知識的廣度和深度纔會不斷增長，從而提高其個人素質。
由於現代化傳播媒體的發展，知識的來源極其廣泛，各種報刊雜誌、新聞節目、聲像出版物，特別是多媒體網絡系統都成爲新知識的載體。即使在平常的交往中往往也包含許多有用的信息，祕書人員要做學習的有心人，通過各種渠道接受新知識，不斷增加新知識的含量。當然，有了豐富的新知識，還要做好新知識的轉化。只有這樣，才能完善個人素質。補充新知識貴在吸收，重在運用，根本目的是能力的提高。有人說，知識經濟時代的文盲不是那些讀書太少的人，而是那些不會運用自己所學知識的人，這話有一定的道理。有的人讀了很多書，但是實踐中卻一點也用不上，水平也沒有提高，成爲死啃書本的“書蟲子”。會讀書的人，讀了書還要想得遠，用書本上的知識指導實踐，通過書本和實踐的結合形成自己的觀點、方法，真正把所學的知識變成自己的東西，轉變成工作的能力，獲取最大的知識效益。
由此不難看出，完備的知識能夠提高工作能力，一定的自學能力又能拓寬知識面。因而，將知識和能力結合起來纔是一個優秀的祕書人員應該做的。
除了上述能力以外，作爲一名現代祕書，不僅僅只是從事原先意義上的祕書工作，隨着社會轉型、經濟轉軌、技術密集區域擴大和辦公手段逐步的高科技化，需要祕書成爲“多面手”的呼聲越來越高，其管理性、服務性內容也大爲擴展，現代祕書扮演複合型人才角色。這一切都要靠學習來獲得。知識的廣博，會使文祕人員本身的素養和能力得到大幅提升。
在這個機遇與挑戰並存的時代，誰擁有了相關的知識和能力，誰就有條件抓住機遇。此時的機遇更需祕書從業人員用知識和能力來把握。只有深諳知識與能力的辯證關係，並把理論運用到實際工作中去，才能適應當前的社會對祕書角色的新要求，進而把祕書工作做得更好。
