辦公自動化系統是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系統。下面是本站小編分享的一些相關資料，供大家參考。
1 目的
為加強公司辦公自動化(OA)系統管理，保障系統能夠得以有效應用及安全、可靠地執行， 特制定本管理規定。
2 職責
2.1 資訊科技部
2.1.1 是辦公自動化(OA)系統的管理部門，負責檢查、指導、考核 OA 系統的使用、執行、 保密情況。
2.1.2 負責對流程技術方案的確定，確定需設定的流程在 OA 系統固化;根據人員、機構、 審批許可權、職責變化，進行 OA 流程完善和調整。
2.1.3 負責 OA 系統的執行維護和資訊的備份工作。
2.2 人力資源中心負責使用者資訊的及時提供。
2.3 管理中心負責對 OA 新設和調整流程(表單)的稽核，經稽核的`表單流程由資訊科技部 負責在系統上設定和釋出。
3 表單流程管理
3.1 流程設定(調整)申請部門對所提出的新設(調整)流程(表單)組織涉及部門討論確 認後，發起《OA 流程表單新增/修改申請單》，重要流程需報公司領導審定。
3.2 資訊科技部根據《OA 流程表單新增/修改申請單》稽核意見，或公司領導指示意見，進行流程(表單)在 OA 系統設定或調整，併發布。
3.3 OA 固定流程發起後，如表單流程中沒有特殊的規定，下一節點處理人自收到待辦事項 起，24 小時內必須作出處理。如流程中各節點提出疑義，發起人也須在 24 小時內作出回覆。
3.4 如遇處理人出差、請假或其他特殊情況，不能按時上協同處理的，可以預先通過協同設 置代理人等方式處理。
3.5 節點許可權為“審批”和“表單稽核”的人員在處理流程時，除“同意”外的所有操作(已閱、不同意、回退、終止、減籤、修改正文、撤銷、稽核不通過、暫存待辦、存為草稿)都
必須有明確的意見，如簡單的“已閱”處理視為“同意”，由此引起的後果由該節點處理人 承擔;節點許可權為協同及其他許可權的，處理流程時，意見為“不同意、回退、終止、減籤、 暫存待辦”的，也必須註明原因。
3.6 在表單裡面提出的疑問，相關節點的人員必須有明確的回覆意見，同時視實際情況決定 是否要撤銷重新發起。
4 使用者管理
4.1 凡是公司已分配辦公自動化(OA)系統賬號的合法使用者， 都擁有唯一的使用者名稱與口令。 因初設口令相同，使用者登入後必須儘快修改,不允許使用連續的阿拉伯數字例如“123456”
等簡單的組合作為密碼。因遺忘密碼需要重置的使用者，必須由本部門負責人或負責人指定的 管理員提出申請，並由申請人接收重置後的密碼。
4.2 若員工離職，人力資源中心須第一時間通知資訊科技部，即時關閉該員工使用者帳號。
5 資訊管理
5.1 辦公自動化(OA)系統上所涉及的各種公文處理應嚴格執行國家和公司的各項公文制度。 各單位主要負責人必須對在辦公自動化(OA)系統上流轉、釋出的檔案、通知、簡報等內容 嚴格把關，重大原則問題應向公司領導彙報;各單位領導對本單位在系統中釋出的資訊的可 靠性和嚴肅性負責。
5.2 已在辦公自動化(OA)系統中流轉、釋出的電子形式的各類公文，公司電子公文的效力 等同於原有紙質公司檔案和其他公文的效力。
6 系統安全與保密
6.1 公司對系統的安全實行單位領導責任制，各部門負責人對本單位辦公系統的保密、安全 等負領導責任。辦公系統對辦文流程進行全程跟蹤並有記錄在案，每個使用者各負其責。
6.2 辦公自動化(OA)系統中的所有使用者應按規定的許可權閱讀和使用系統提供的資訊，不得 盜用他人使用者賬號，不得干擾其他使用者和破壞系統服務。OA 系統使用者口令應經常更改並保 守祕密，不允許請他人代為使用或輸入口令等，因口令丟失或被盜用而引起後果的，將追究 其本人責任。
6.3 所有可以登陸系統的人員，對系統內檔案、資料及其它所有資訊，必須遵守《公司保密制度》的相關規定。
7 系統維護與備份
7.1 為了保證系統穩定性及安全，各部門對員工日常電腦辦公管理要更加嚴格要求，凡違反 公司《計算機管理制度》規定的人員，將予以處罰。
7.2 公司 OA 管理員應定期管理 OA 系統伺服器，對伺服器上的硬碟、資料庫、檔案等進行安 全管理，同時定期備份系統資料。應定期進行異地轉儲，以防造成資料遺失。
7.3 備份資料庫資料保管地點具備防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜等設施。
8 責任與考核
8.1 為了保障辦公自動化(OA)系統的硬體、軟體和資訊的安全，保證系統的正常執行，所有使用者要遵守本管理辦法，違反者視情節承擔相應責任。
8.2 討論區內釋出的與相關部門工作有關的資訊，由相應部門負責人回覆，與集團或各分子 公司工作有關的由集團辦公室或各分子公司辦公室負責收集、整理，經領導研究後給相關人 員回覆或公告。
8.3 任何人不得在辦公自動化(OA)系統任何區域釋出擾亂公共秩序、破壞公司形象的言論、 圖片等資訊，違反者將視情節給予相應的處罰。
8.4 資訊科技部是辦公自動化(OA)系統的管理部門，對系統資訊釋出、流程處理規範性具有 監督權。正常情況下的人員、機構變更與調整的，接到確認資訊後，1 個工作日內完成資訊 和相關流程調整;涉及許可權、職責變更與調整的，於 2 個工作日內全面完成流程調整和完善。
8.5 資訊科技部負責對 OA 辦公系統的執行情況和節點處理情況進行抽查，每季度至少一次，
對檢查中發現的違規和超時行為，將視情節給予相應的處罰。
8.6 流程內容稽核與處理實行逐級把關負責制，發起者部門負責人對流程內容負直接把關責 任，分管領導負領導責任。對發起的流程內容如出現錯誤或被領導否決，將視情節給予相應 責任追究。具體發起者業務操作錯誤，由部門根據情節自行追責。
8.7 對上述責任，視情節按照《流程管理紅白票制度》對責任人進行處罰。對因違反規定給 公司造成損失的，將視損失的輕重參照《員工獎懲制度》處罰。
