一、高校教務檔案規範化管理的內容及價值功能
1.高校教務檔案的組成。高校教務檔案是高等院校在教學程序運轉中所形成的具有重要儲存意義的各類資料的歷史記載，是凝結着院校師生以及教學管理工作人員勞動成果和智慧的寶貴財富。伴隨着高等教育的快速發展，教育改革的不斷深入以及教學工作水平的不斷提高，高校教務檔案管理作爲高校整體管理的一部分，面臨着新的挑戰，必將爲了適應學校的改革發展需要而要不斷地提高管理水平。對於高校教務檔案的構建或高校教務檔案的保管範圍，專家們存在不一樣的區別方式。周學穎根據資料類、籍貫類、考卷類、教學規劃類、教務保管類和章程規則類區分；郭榮祥根據政治管理、教務管理和籍貫管理區分；巫彩雲卻是依據教學教務、教師檔案以及學員檔案區分；邱成華、葉建國、文莉蓉這些人則把高校教學檔案的保管範圍區分得更詳細。本文傾向於郭榮祥等專家的觀點，就其檔案管理的內容，認爲高校教務檔案可以分成三類。但是總體上不管如何區分，都必須要在遵循《教育檔案劃分表》以及《中國檔案劃分法》劃分指標的前提下，聯繫院校和單位的實際情況，本着容易貯存、方便使用的準則實施。
2.高校教務檔案的價值功能。高校教務檔案工作的重要性，是由教務檔案的價值與功能決定的。因此，從高校教務檔案管理的價值功能來看，筆者將其概括爲如下三點。
（1）爲資料考察提供憑據。教務檔案作爲高校檔案管理體系的一個子系統，是教務管理工作運營的歷史記載，誠如在通常意義上的.“空口無憑，立字爲據”。教務檔案之所以擁有這樣的憑據功效，它的突出特徵就在於它的初始性好，擁有別的信息不能替代的功能。教務管理者要深入地開展工作，探尋高校教學教務的特點和規律，草擬相關材料，解決相關問題等等，必然要參考教務檔案；教師要清楚往屆的課程狀況，用來指導教學科研，學生要清楚自己以前的學習狀況，要進行深造或去國外上學等等，也需要參考教學檔案。這一系列現象都說明了高校教學檔案所擁有的查詢憑據功效。
（2）爲校務決策提供依據。高校教學檔案擁有提供決策支持的功效在於，教學檔案可以爲保管人員、教師以及學員提供決策性、導向性、持續性以及擴張性的全面真實的指導憑據，爲院校實施教務管理工作提供歷史憑據，爲院校領導組織教務活動和教學決策，乃至確定教學改革方略，在依據教務檔案進行科學的分析並採取有效的方法方面給出合理、有力的支持。
（3）爲教務管理提供資料和經驗支持。在實際工作中，教務管理人員應該怎樣正確地訂立教學規劃，合理地安排課程等等，除了要確立新的管理理念，不斷地掌握新的知識，還要結合過去的經驗和資料，從中汲取有益的營養。如教務管理人員在新的管理理念的指引下，翻閱教務檔案資料，並借鑑學習其他院校教務教學管理經驗，制定新的教學管理措施，爲提升教務和教學工作質量提供資料和經驗支持。
二、高校教務檔案規範化管理中存在的問題
1.教務檔案保管人員檔案觀念薄弱，專業的教學檔案保管人員欠缺。目前在一些高校，檔案管理工作“談上去重要，實施起來次要，實際操作起來不行”的情況還是司空見慣的。很大一部分檔案保管人員兼任其他教務工作和行政事務工作，日常性工作的繁瑣再加上對檔案歸屬觀念的漠視，導致一系列初始資料沒能夠在第一時間歸入檔案管理。
2.教務檔案保管人員的整體素質需要進一步加強。教務檔案保管工作與日常性教務工作不同，它是一種保密性較強的工作，要求檔案保管人員要有較強的責任意識和使命意識，而做到堅守職責不泄露私密，這是檔案保管人員應該具備的最基本的職業素質。另外，教務檔案保管人員一定要有豐富的教學管理經驗、熟練的電腦操作技能和檔案保管業務水平。然而，目前一些高校的教務檔案管理工作不盡人意，其中很重要的原因就是相關人員的整體素質欠缺。
3.教學檔案承載體簡單，同現實情況脫節。目前一些高校的教學檔案承載體仍然是紙張。這些高校紙質檔案管理比較全面細緻，但是非紙質檔案的保管卻沒有引起足夠的重視。紙張文檔擁有長遠、消極、穩定不變等特徵，相較於守舊的紙張檔案，非紙質檔案以其承載體的方式多樣化，資料的可操作性、可更改性、共同利用性、重複利用性以及遠程傳遞性的特徵而表現出它特有的優點，是現在和今後檔案管理的重要措施。儘管非紙質文檔存在不牢固性、非長遠性、不消極、易變化的特點，但它的優勢是客觀存在的。我們應該從現實情況出發，紙質文檔和電子文檔相輔相成，提升教務檔案的科學化管理水平。
4.教學檔案歸檔不及時，利用程度低。目前有的高校在教學檔案存儲資料的使用方面大體上處於停滯狀態，經常是關注“入”而忽視了“使”，或是因爲歸檔的延時拖拉，利用起來特別不便利，從而使教務檔案失去了應有的真正意義上的利用功效。
三、高校教務檔案規範化管理的對策
1.提高思想認識，增強對檔案管理工作的關注程度。檔案管理是一種很細微很繁雜的工作，並且檔案保管的時效性特徵也制約着其重要意義需要在一段期限之後纔可以表現出來，但是並不能因爲這種情況就可以忽略對檔案保管工作的關注。一方面高校領導要對檔案保管工作給予高度關注，要加強領導，要在體制構建、團隊構建、管理方法和技能提高方面上給予協助和支持。另外，檔案保管人員更應該加強自身素質的完善和提高，以對檔案保管高度負責的精神，不斷提高檔案管理水平，提高教務檔案的利用率。
2.提升管理水平，實現教務檔案管理的現代化和規範化。當前，一些高校教務檔案管理在蒐集、處理、歸類、存檔等工作上都不盡人意。教學機構的緊急任務之一是除舊革新，建立健全與時代發展同步的檔案保管體制，訂製出適合學校教務管理規律、擁有可管控性的各種教務檔案的管理章程和規則，使高校教務檔案保管步入體系化、制度化、合理化的正確軌道。訂立的章程規則應該含有教務檔案保管人員職位、職位任務、教務檔案立卷存檔的實行細則、教學檔案存檔範疇和保管日期、教學檔案存儲室必須制定的保密規則等等。
3.完善管理平臺，發揮教務檔案在院校教研中的功能。伴隨着信息技術的快速發展，位於科技領先水平的高校要藉助計算機網絡手段，構建高校教學文檔管理資信體系，實現教務檔案管理的現代化。在信息資料存檔時應該關注紙質文檔信息和電子文檔信息的相輔相成的合理配置，依照合理的程序把準備歸檔的信息編碼整理，構建計算機網絡信息管理爲主要手段的教務檔案管理平臺。檔案保管的最終目的是爲了更合理地給使用者帶來便利。因此檔案管理者應盡職盡責，充分發揮教務檔案的應用效能，主觀能動地爲教學研究等一系列工作大開方便之門。在這一點上，檔案保管人員應解放思想，更新理念，從封閉的傳統的檔案管理體制中解放出來，在完成好檔案保管各項根本性工作基礎上，加強對檔案管理工作的指導，增強包括全體師生在內的相關人員的檔案管理意識，提高檔案資料及時歸檔和合理利用的觀念，要讓相關人瞭解到，在教學活動和教務管理中所出現的檔案資料是院校的珍貴財富，一定要按規定系統存貯。檔案管理工作者還應該藉助所有機會，傳遞館藏文檔資信，讓不同學科的研究人員瞭解文檔的現狀，並給他們的學術科研提供快捷的查詢服務，從而使他們能夠找到有意義有價值的學術科研資料，使教務檔案在提升學校科研水平方面發揮作用。
4.檔案管理者必須明晰自身責任，不斷提高自身素質。高校教務檔案管理是專業性很強的工作。爲了把檔案管理工作完成好，要選用具有專長的人員從事檔案保管工作。一方面檔案管理人員要具有遵守法紀的思想政治修養，具有一心一意敬業愛崗的服務意識；另一方面，檔案工作人員要不斷加強專業知識學習，提升自身的業務水平。需要注意的是，在互聯網時代，計算機信息技術是教務檔案電子化管理的基礎，同時也是引發信息安全問題的關鍵因素。針對目前網絡手段在教務檔案管理中的廣泛運用，檔案工作人員要發揮創造精神，儘快完成檔案保管工作由傳統方式向現代手段的實質性轉變，實現高校教務檔案管理的現代化。
