(一)制定管理計劃
在接管一宗物業後，首先要制定一份管理計劃並獲委託方認可。管理計劃是對將進行的管理行爲在經濟上和行動策略上的行動綱領。爲制定管理計劃，一般應遵循以下的工作步驟：
1、進行調查研究。
(1)市場分析。它包括對本地區市場和周邊地區市場的分析。本地區市場分析主要是當地的人口構成、經濟狀況和發展趨勢、消費水平、交通設施狀況、同類型物業的租售情況。爲了確立一處物業可實現的最佳效益，物業管理者必須關注和分析其周邊地區的經濟氣氛。所謂周邊地區，通常沒有固定的範圍，主要指某一類商業圈，即商業物業吸引顧客的地理區域，它是以物業爲中心向四周擴展構成一定的輻射範圍，形成商業圈。商業圈包括三部分：核心商業圈、次級商業圈和邊緣商業圈，其中核心商業圈佔該類商業物業顧客的一半以上。商業圈的規模受各種因素的影響，除商業物業類型、規模、競爭者的位置等經濟因素外，物業管理者還要特別注意商業圈內的地理特徵，如公園、休閒地帶、公路、鐵路和河流等，因爲這些地物可以實質性地限制這些地區未來的發展。
(2)交通與公用設施情況。它包括公共交通和停車場的狀況，對商業物業都是相當重要的。商業物業中的員工和顧客，很多都依靠公共交通工具來上班或消費，但停車場的車位數量對吸引一些消費量較大的顧客也不可忽視。
(3)經濟發展狀況。商業圈中的經濟發展狀況與區域經濟發展態勢、圈內的產業結構等因素有關，區域宏觀經濟發展迅速，必然會導致服務業的比重逐漸升高;抵押貸款利率與經濟活動的活躍程度成反比，利率提高則經濟增長速度放緩，並影響商業物業的建設融資;一個由不同產業有機組合的周邊環境比由單一產業支撐的周邊環境要理想得多，當依賴的唯一產業倒閉或遷移後，後者的經濟可能因此而崩潰。
(4)供求狀況。爲了確定某一特定種類的商業物業的出租率上升或下降及其變化速度，應該尋找可比性強的類似物業加以比較，即對位於鄰近地區的類似房產就其建築類型、年代、大小、位置、特徵和租金狀況以及出租率的變化等方面加以分析，並將租戶與有效租用房屋綜合起來考慮，通過對潛在租戶的數量、租戶的實力與意願、租戶的經濟來源等方面進行考察，預測未來出租率的變化。較高的出租率意味着該類房源的短缺，租價就可能上漲。如果招租的牌子隨處可見，出租率就不會很高。
2、業主目標分析。物業所有者(業主)的目標是制定管理計劃的基礎，管理者如沒有弄清並分析物業所有者對委託管理物業的具體目標，是很難制定出有針對性的物業管理計劃。
通常物業所有者可以分成兩類：一類是投資房產用於獲利，如房地產開發公司、信託投資公司;而另一類是爲了本身的利益，保護物業的價值，如政府部門的物業、大公司總部的寫字樓。所以，物業管理者要與物業所有者進行充分的磋商，在管理目標方面達成共識，並且要明確物業所有者授予管理者的權力範圍。有些物業所有者只對重大決策問題發表意見，而有些業主可能希望對有關細節亦予過問。這些問題明確後，物業管理者就可以根據調查分析的結果和物業所有者的要求，確定物業管理的目標。
3、物業資質分析。市場分析的目的在於確定待租物業的最佳價格，對物業的資質分析則可使物業管理者對所管物業的質量和條件取得全面的瞭解，確立該物業在當地市場上同類物業中的地位。爲此，物業管理者必須對物業進行詳細的考察，利用可比物業的相關數據與該物業的相應部分進行比較。
對建築物內部的考察，首先應注意可供租用的房源數量和單元面積。最適合的出租不僅依賴於戶型的設計，而且在於設施的質量，無論哪一類商業物業，室內的給排水、通風及空氣調節、電梯、高低壓配電房、管線，甚至小五金配件等方面都不能忽視。要注意設備設施的工作狀況和新舊程度，陳舊的地毯和不潔的牆壁是不可能留住租戶的，物業管理者要考慮所有必需設備的添置、更換、維修或油漆，使建築物保持一定的特點、獨特的設施，同當地市場同類物業進行競爭。
對建築物的外部和內部及其設施的細緻考察爲物業管理者確定下年度對物業的維護與經營所需費用提供了依據。另外，還必須認真檢查門窗、屋檐及屋頂裝飾物、陽臺、車庫、草坪、餐廳、球場和安全通道、消防設施等方面的缺陷，確定哪些是必須立即加以維修的項目。對建築物內部，如門廳、走廊、地下室和其他公共區域同樣不可忽視，通過這些檢查，可以估計出對房屋及設備設施進行維修保養所需的費用。
4、形成租金方案和出租策略。出租實際上是出售一定期限的物業使用權，只有在業主和租戶均滿意的情況下，租約纔會繼續下去。從這種意義上講，爲物業的出租和提高出租率而進行的'努力是永無休止的。
從理論上說，租金的確定要以物業出租的經營成本、稅費和業主希望的投資回報率來確定，但在市場經濟條件下，物業租金水平的高低主要取決於同類型物業的供求關係。
從總體上說，物業租金收益必須能抵償投資成本，並能爲投資者帶來一個合理的投資回報，否則就不會有人來進行建設投資。物業管理者還必須瞭解市場，過高或過低的租金都有可能導致業主利益受損。過高的租金令租客望而卻步，而過低的租金，雖然可能使出租率達到100%，但可獲得的總租金收人並不理想。
對於大型物業管理企業來說，一般都較容易確定租金水平和出租方案，因爲他們往往擁有大量類似物業出租的租金數據，使得物業管理人員很容易確定物業合適的租金水平。當然，爲了準確地判斷物業的市場租金水平，需要比較已出租的類似物業和待出租物業的市場租金水平。
當然，影響租金的因素還有很多，但主要還是上述幾點。租金方案還會受出租策略的影響，如在寫字樓方面，租期長短和承租面積的大小，承租人的資信狀況，爲承租人提供服務的水平，附屬設施的收費水平，是否帶傢俱等。
對出租期限內租金水平的調整和形成初始租金方案一樣困難，如果投資購買的物業本來就有人租用，這種租金的調整就更困難，因爲先前的業主確定的租金低於市場租金水平時，調升租金可能會受到抵制。正是由於制定租金方案和調整租金水平非常複雜，才需要物業管理專業人員提供有關的專業服務。
