創建報表最簡單的方法是使用嚮導。在報表嚮導中,需要選擇在報表中出現的信息,並從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表嚮導不同的是,用戶可以用報表嚮導選擇希望在報表中看到的指定字段,這些字段可來自多個表和查詢,嚮導最終會按照用戶選擇的佈局和格式,建立報表。
新建報表:
選擇表和字段
按學分分組:
按課程ID排序:
選擇報表佈局:
選擇報表樣式:
確定報表標題:
運行報表結果:
3. 自動創建報表及圖表嚮導
⑴ 自動創建報表
報表嚮導提供的自動創建報表有兩種格式:一種是縱欄式,另一種是表格式。
⑵ 自動創建圖表
如果需要將數據以圖表的形式表示出來,使其更加直觀,就可使用圖表嚮導創建報表。圖表嚮導功能強大,提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。
新建報表嚮導,選擇圖表嚮導,和數據來源表:
選擇圖表數據所在字段:
選擇圖表的類型:
指定圖表的佈局:
指定圖表的標題:
運行圖形報表,得到結果圖:
4. 標籤嚮導
標籤嚮導的功能強大,它不但支持標準型號的標籤,也支持自定義標籤的創建。
5. 使用報表設計視圖
下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表創建。以羅斯文數據的【產品】數據表爲例,創建報表。
啓動【新建報表】:
報表設計工作區如下:
⑴ 向報表工作區添加控件:
報表中的每一個對象,都稱爲之爲控件,控件分爲三種:
綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時,Access 自動更新當前記錄中的表字段值。大多數允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數數據類型捆綁在一起,包括文本、日期、數值、是/否、圖片、備註字段。
非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值,不更新表字段值。這些控件用於顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲在表中但保存窗體或報表的OLE對象。
計算控件 計算控件是建立在表達式(如函數和計算)基礎之上的。計算控件也是非綁定控件,它不能更新字段值。
用戶可以在設計視圖中對控件進行如下操作:
通過鼠標拖動創建新控件、移動控件。
通過按Del鍵刪除控件。
激活控件對象,拖動控件的邊界調整控件大小。
利用屬性對話框改變控件屬性。
通過格式化改變控件外觀,可以運用邊框、粗體等效果。
對控件增加邊框和陰影等效果。
向報表中添加非綁定控件,可通過從【工具箱】中選擇相應的控件,拖動到報表上即可。
向報表中添加綁定控件是一項重要工作,這類控件主要是文本框,它與字段列表中的字段相結合來顯示數據。
在報表中創建計算控件時,可使用以下兩種方法:如果控件是文本框,可以直接在控件中輸入計算表達式。另,不管控件是不是文本框,都可以使用表達式生成器來創建表達式。
使用表達式生成器創建計算控件的操作步驟如下:
在設計視圖中打開報表。
創建或選定一個非綁定的【文本框】。
單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。
打開屬性對話框中的【數據】標籤,並單擊【控件來源】。
單擊表達式生成器按鈕,彈出【表達式生成器】。
單擊“=”按鈕,並單擊相應的計算按鈕。
雙擊計算中使用的一個或多個字段。
輸入表達式中的其他數值,然後【確定】。
⑵ 控件的更改和設置
更改控件的方法通常有兩種:即在窗體內直接修改或利用屬性窗口進行修改。
⑶ 在報表中添加節
爲了使報表更易於理解,可將報表分成若干節,在報表上以不同的間隔顯示信息。默認空白報表有3個節:“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”,選擇【視圖】|【報表頁眉/頁腳】,可增加兩個節:“報表頁眉”、“報表頁腳”。
報表的節也具有屬性,不過比報表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設置節的顏色;但所有其他的屬性,必須使用節的屬性對話框進行設置。要打開節的屬性對話框,可以雙擊節中任意空白區域、節的邊線或節選擇器。
⑷ 屬性設置
除了可以移動控件的位置和改變控件的.尺寸外,還可以通過屬性對話框設置控件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設置的控件,在彈出的快捷菜單中選擇屬性。
⑸ 保存報表
在對報表進行修改後,單擊工具欄中的【保存】,就會彈出【另存爲】對話框。在文本框中輸入報表名稱,然後單擊【確定】按鈕,就可以保存報表。
6. 用報表設計視圖創建報表
下面通過實例說明設計報表的步驟:
⑴ 打開相應數據庫,新建報表,選擇【設計視圖】、選擇【訂單】表。
⑵ 添加相應字段到報表設計主體區內。
⑶ 添加頁面頁眉和頁面頁腳
其中頁面頁腳的文本框內容由屬性窗口和表達式生成器生成。
⑷ 保存運行得到結果
7. 報表屬性
下面是報表的屬性窗口,該對話框有五個選項卡,分別是:【格式】、【數據】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果沒有用設計視圖打開報表,而是選中一個報表後,單擊工具欄上的【屬性】按鈕,則將會彈出另外一種報表屬性對話框。
8. 使用報表快照
Access 2003 提供了一種稱爲報表快照的新型報表。它是一個具有擴展名的獨立文件,包含Access 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖標和圖片並保存報表的顏色和二維版面。報表快照的優點是,不需要照相複製和郵寄印製版本,接收者就能在線預覽並只打印他們所需要的頁面。
爲了查看、打印或郵寄一個報表快照,用戶需要安裝“快照取景器”程序,它是一個獨立的執行程序,它提供了自己的控件、幫助文件和相關文件。在默認情況下,當用戶第一次創建一個報表快照時,Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。