有新人剛進公司個把月，就用淘寶體給高級副總裁寫郵件，喚之曰“親”。該郵件所求之事也理所當然地被斷然拒絕，還成就了公司茶餘飯後一著名段子。也有開口叫哥哥或姐姐的，我和你還沒見過面，也沒那麼熟，請用董事長/部長/總監/經理/祕書等行政職務稱呼好嗎?如果沒有職務，對方如果比你年長，也比你先進公司，稱呼其某某老師也好過親。這些細節體現出職業人士的職業素養。怎樣的郵件才能完美展現我們的專業性和嚴謹呢?下面是yjbys小編爲大家帶來的商務郵件禮儀，歡迎閱讀。
主題
主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裏用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。相信那些在大公司工作過的人都能理解這是什麼心情，每天收到的郵件實在太多，通常會通過看標題來決定是否先閱讀。如果連標題都沒有的郵件可能直接當垃圾郵件刪除，因爲認爲連標題都沒有的郵件不具備閱讀價值。關於標題也是有講究的：
一定不要空白標題，這是最失禮的。
標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。
最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因爲一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿!”或是“收着!”
一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。
可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
回覆對方郵件時，應當根據回覆內容需要更改標題，不要RERE一大串。
最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
稱呼與問候
就像上邊卓雅君講到的：稱呼太隨意，會讓人覺得不夠嚴謹和專業;稱呼太“親切”，會產生拍馬屁的嫌疑，對於套近乎者，很多人也是不喜歡的。
恰當地稱呼收件者，拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用“Dearxxx”，“套近乎”有點明顯。
關於格式，稱呼是第一行頂格寫。
Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。
結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個”祝您順利”、“順祝商祺”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”爲緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”爲再換行頂格寫。
俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
正文
Email正文要簡明扼要，行文通順
商務電子郵件不是寫抒情散文，一定要注意行文通順、表達清晰，簡明扼要。同時複雜的事情如能簡單清晰的表達，也可以看出一位職業人士溝通能力，間接展示其幹練、思路清晰的形象。
若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報，以示對對方的尊重，身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是爲了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最後看，如果對方沒有足夠耐心，你的郵件就很可能直接進垃圾站了。但也不可過多，有些聯繫方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。
Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，但記住一定要條理清晰。然後單獨寫個文件作爲附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧哦!
有些人士發來的電子郵件又極度簡明扼要，簡單到就一個附件，正文一個字沒有，也沒有署名，除非事前已經溝通好郵件內容，否則通常會被別人認爲此人沒有基本的職業素養。
那些聯絡感情的郵件，在現代社會大可以留給微博、微信、短信就可以。雖然手機打字比較費事，所幸字也不用多——“恭請領導聖安”足以。
注意Email的論述語氣
根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。
Email正文多用項目符號列表，以清晰明確。
如果事情複雜，最好用項目符號列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，節約對方的時間。
一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
合理提示重要信息
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。
合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述
對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
不要動不動使用表情字符
在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻，BusinessEmail不是你的情書，所以^_^之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在^_^。
附件
如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件;
附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理;
正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;
附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件;
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;
語言的選擇和漢字編碼
只在必要的時候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成爲亂碼天書。
尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件
如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。
對於一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。
你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的`英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。
選擇便於閱度的字號和字體
中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。
不要爲突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。
結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要爲你的朋友設計這樣的工作。
簽名信息不宜過多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。
引用一個短語作爲你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。
不要只用一個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。
簽名檔文字選擇
簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般選擇比正文字體小一些。
提醒對方查收
郵件發送過後，應該及時給對方打個電話或是發條短信，沒有人會等在電腦前專門查收郵件，所以提醒對方注意查收也是必不可少的，有助於事情的及時解決。
回覆
及時回覆Email
收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。
如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。
進行鍼對性回覆
當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。
回覆不得少於10個字
對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼着也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。
不要就同一問題多次回覆討論，不要蓋高樓
如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這隻能說明交流不暢，說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。
對於較爲複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
要區分Reply和ReplyAll(區分單獨回覆和回覆全體)
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回覆給他一個人就行了。
如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當着所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
點擊“回覆全部”前，要三思而行!
主動控制郵件的來往
爲避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回覆”。
正確使用發送，抄送，密送
要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、祕送人)
To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應。
而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。
而BCC是祕送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。
TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象!
只給需要信息的人發送郵件，不要佔用他人的資源
轉發郵件要突出信息
在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。
如果有需要還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不着頭腦。
不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。
