關於電子郵件禮儀的知識

網絡時代尤其是在外貿業務中，電子郵件成爲與國外商業夥伴接茬的重要交流手段。在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他人節省時間。而節省他人時間的重點就是提供有價值的信心給需要的人。下面小編爲大家整理了關於電子郵件禮儀的知識，希望能爲你提供幫助：

原則一：網民也是人雖然互聯網的兩端是互不相識的兩個人，但是這並不代表對方就是虛無縹緲的。面對面不能說的話在郵件中也不能說，時刻保持對對方的尊重，你纔會贏得別人對你的尊重。

原則二：看不見的職業形象通過網絡傳遞信息時，要保持公司和自己的職業形象，親切不輕浮、自信不驕傲，落落大方回答得體。

原則三：言行一致網上的道德和法律與現實生活是相同的，不要以爲在網上交易，不是在和電腦交易，而是在和人交易，因此，不可以降低職業道德的標準，必須要對自己的言行負責。

原則四：尊重他人的隱私尊重他人的隱私，在和顧客以及同事交流時，交談內容不要涉及對方隱私，更不要去公開和傳播他人隱私。

原則五：寬容當看到別人寫錯字，用錯詞，問一個低級問題或者電腦操作不當時，請不要笑話人家，因爲你不是天生就什麼都會的。如有必要請你幫助他。

電子商務活動中，電子郵件已經成爲重要的與客戶及同事溝通交流的手段。對於電子郵件使用者來說，每天大概都會花費30%的工作時間用來查收一些充斥着笑話、垃圾郵件和私人便條等的電子郵件，與工作相關的內容反而不多。電子郵件、傳真和移動電話在給人們帶來方便的同時，超載的信息更造成了時間的浪費。這時候，電子郵件禮儀就可以幫助郵件撰寫者與閱讀者提高企業生產效率和競爭優勢。現代電子商務交往過程中，大量時間的浪費主要就是由於電子郵件不夠明確和得體，主題是否明確、內容詮釋是否得體是電子郵件的關鍵。由於有些郵件寫的不夠清晰，閱讀者需要花費很長的時間破解其原意，或者在發後還有續郵件去詢問或澄清的。因此，掌握必要的電子郵件禮儀可以減少垃圾郵件的數量，促進交流與協作，減少日益增長的、由於濫用媒介而引發的事情。對於郵件撰寫過程中一些最常見的禮儀問題，如果處理的當，就可促進成本節省。

　　主題要明確

電子郵件的主題是接收者瞭解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，便於收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。一般來講一封電子郵件只有一個主題。

　　禮貌的稱呼與問候

在電子郵件中，恰當的稱呼收件人，既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應。同時，開頭結尾的問候語也必不可少，“禮多不爲過”。

　　簡明扼要的正文

電子郵件的正文要簡明扼要，行文通順;信息要闡述完整;要儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查;要合理的提示重要信息等。在信息社會裏，任何人的`時間都無比珍貴，對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。

　　提示附件查收

若電子郵件中帶有附件，應在郵件正文裏面提示收件人查看附件。附件名稱應按有意義的名字命名，附件的數目不宜過多，較多時應打包壓縮成一個文件。

　　及時回覆重要郵件

在收到他人的重要電子郵件後，要即刻回覆對方

　　不發送私密或機密郵件

電子網絡上是沒有祕密的，別人隨時可以查看出入的郵件。及時你選擇“永久刪除”，很多軟件和網絡服務仍然可以訪問硬盤上的信息，所以不要發送一些跟公司機密有關的信件或者跟同事轉發笑話等與工作無關的郵件。

　　電子郵件不需要全部回覆

一項用戶調查數據顯示：用戶一般在寫電子郵件或製作會議邀請函時，往往會寫很多的收件人，有時甚至是整個工作組或者所有的同事，造成勞動力成本的提高。其實，只要對員工進行培訓，促使其更多的注意郵件的分發可以有助於排除10%的日常收件量，就能有效的提高生產率。在點擊“回覆全部”按鈕前應該三思而行，慎用羣組發送。

正確的電子郵件禮儀方式能促進成本節約和生產率提高，選擇好的企業郵箱提供商能更好的協助企業用戶，兩者皆不可少。