寫好商務英語郵件的小技巧

在外企工作,難免要用到英語來寫商務郵件,下面小編來給大家介紹一下寫好邵武英語郵件,希望能幫到大家!

寫好商務英語郵件的小技巧

1

時刻牢記“簡潔”二字。人們都很忙,不想在閱讀郵件上花費太多時間。寫郵件時儘可能的精確,保證每一句話都有價值。

發送郵件前通讀一遍,檢查並刪除冗餘的信息

如果情況允許,郵件儘量不要超過5個段落,每個段落不超過5個句子,但此條不適用於必須涵蓋大量細節的郵件。

2

使用主動語態代替被動語態。英國著名小說家George Orwell曾經說過,Never use the passive where you can use the active.

試比較以下兩個句子:

I throw the ball.

The ball is thrown [by me].

主動語態較之被動語態更加方便閱讀,這是由於主動語態強調行動者,而被動語態強調被施加行爲的事物。

3

郵件地址最好在真實姓名上稍作變化,比如加上句點(.),連字符(-)或者下劃線(_)。如果想要別人認真對待你的郵件,最好不要在郵件地址上使用自己的`暱稱或其他搞笑名稱。

4

“主題”使用6-8詞概括郵件主旨。最好使用精要的主題,讓收件人一看便知郵件的主要信息或者應該採取的行動。有些人一天中會收到數百封郵件,他們可能只會打開“主題”與他們相關並一目瞭然的郵件。

正確“主題”範例:

Marketing meeting 6/7 at 3 PM. Can you attend?

The printer broke. Can I replace for $200?

Your shipment will arrive on 9/8.

錯誤“主題”範例:

A meeting

A printer

On the way to you

5

排版上方便收件人迅速瀏覽。可採用粗體突出重點信息、列表陳述有關項等方式,以便收件人能迅速得到想要的信息。段落之間需插入一空行,以方便閱讀,段首頂格書寫。

6

給出網址或附件,方便收件人的下一步動作。在郵件中給出需要收件人訪問的網址或需要閱讀的附件,切忌讓收件人在其他郵件中尋找這些信息。

正確範例:

"The agenda for the marketing meeting is in this Google doc URL: "

錯誤範例:

"The agenda for the marketing meeting is in the email I sent you on the 4th."

7

儘量使用積極的詞彙。首先看看這些詞:helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity. 再看這些詞:busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.你使用的詞彙代表了你的人生態度,所以請謹慎用詞。

8

說出想要收件人採取的行動。直接而清楚地說出你的需求,不要讓收件人猜。

如果是同時發送給多人的郵件,直接說出需求尤爲重要。此外,說出那個你想要他(她)採取行動的人的名字,比如:"Elizabeth: Would you prefer I go down path A or path B here?"

如果郵件用途只是提供給收件人相關信息,而非請求其採取行動,那麼在“主題”或郵件正文首句處標上“FYI”(for your information)

9

發送郵件前需校對。儘可能保證郵件不含語法錯誤與拼寫錯誤,使用正確的標點符號。

如果是發送給很多人的或者極其重要的郵件,可能需要在發送前找其他人校對幾遍。