外貿單證員具有工作量大、涉及面廣、時間性強和要求高等特點，以下是由小編整理關於外貿單證員工作內容，希望大家喜歡!
1.製備貨物出運前的基本報關文件。比如，根據工廠提供的裝箱資料，製作出口商業發票，裝箱單等文件。
2.商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。
3.租船訂倉：
a.如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應儘早與貨代聯繫，告知發貨意向，瞭解將要安排的出口口岸，船期等情況，應在交貨期兩週之前向貨運公司發出書面訂倉通知。通常在開船一週前可拿到訂倉紙。
b.如果是由賣方支付運費，應儘早向貨運公司或船公司諮詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，並告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩週書面訂倉，程序同上。
4.委託報關：在拖櫃同時將報關所需資料交給合作報關行，委託出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。
5.獲得運輸文件：
a.最遲在開船後兩天內，要將提單確認內容傳真給船運公司或貨運代理，要按照L/C或客人的要求來做，並給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
b.督促船公司儘快出提單樣板及運費帳單。仔細覈對樣本無誤後，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認後再要求船公司出正本。
c.及時支付運雜費，付款後通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
6.準備客人清關文件
a.商業發票CommercialInvoice：L/C要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之後，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
A原產地證書：FORMA原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的`是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發票日期之後。未能在發貨之前辦理的，要辦理後發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
c.一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之後不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。
d.裝運通知：一般是要求在開船後幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。
e.裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，淨重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便於客人查找。裝箱單的重量，體積要於提單相符。
7.交單：
a.採用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，並嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
b.採用T/T收匯的(後T/T)，在取得提單後馬上傳真提單給客人付款，確認受到餘款後再將提單正本及其他文件寄給客人。
c.如果T/T收匯的，要求收全款才能做櫃的(前T/T)，要等收款後再安排拖櫃。拿到提單後可立即寄正本提單給客人。
8.業務登記：每單出口業務在完成後要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便於以後查詢，統計等。
9.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
10.單證員平時應注意收集運價變動，船期，航線，等信息，爲業務員報價提供幫助。
單證員通常對學歷沒有硬性要求，但是英語要有一定基礎，因爲要繕制和處理大量英文單據。應具備國際貿易實務、外貿英語函電等基本知識。此崗位較外貿業務員的工作流程要相對簡單些，而且幾乎不用出差，工作時間比較固定。但是一定要耐心、細心，一旦出現錯誤或單據、單單不一致的問題，對將來的結匯和申請出口退稅等一系列程序都會有影響。
目前全國高校經濟類畢業生每年大約爲15萬名，如果全部從事外貿工作，5年內的總量也只有75萬人左右。而國內具有外貿經營資格的企業，現在已達到數十萬家，本市的總數也已超過5萬多家。即使加上社會力量培養和其他行業人才轉崗，國際商務，尤其是外貿專業人才的需求總量依然供不應求。單證員崗位資格認證也剛剛起步不久，2003年纔剛剛開始，今年纔開始全國統考。所以，擁有專業資格證書的人很少，而企業正需要這類有專業技能的人才。
外貿單證員的工作流程1、 根據客戶的定單估算List(根據以前的出貨數據，如沒有就大概計算)品名，數量，件數，毛重，淨重，體積。
2、 出貨前一星期向採購要準確的包裝尺寸。
3、 根據工廠的準確的包裝尺寸計算準確的List。
4、 出貨前一星期做海運委託書並傳給代理，要求她租船訂倉、並告知是到廠裝櫃還是送貨到倉庫。得知船期後告訴採購最終交貨日期、採購把準確包裝尺寸，箱數給我做準確的List、 如果LIST上的體積與原來的LIST相差太多或者體積超出集裝箱的體積或不能裝滿(20FT不到25立方 ，40HQ不到62立方)，那麼上報看如何解決。
5、 出貨前一星期把出貨的清單(品名，規格，數量，箱數，每項目的採購人)傳真給工廠，以便工廠提前安排準備出貨。
6、 出貨前把裝櫃的地址傳給貨代、或者是把送貨地址給採購。
7、 出貨的當天把報關的單據寄給貨貸，保證船期前的2天寄到貨代手中。
8、 報關完之後跟貨代要報關單預錄入聯號碼(18位)，號碼一定要清楚;船開之前要求提單確認(品名，件數，體積，毛重)、如有錯誤改正回傳，直到正確爲止。
9、 船期之後一個星期之內拿到提單正本，貨到前寄給客人。
10、需要認證的合同，先做好認證的資料，等拿到提單的複印件即可去貿促會做認證，認證時間一般爲15天。
11、向貨代要運費的發票，一個月之內把運費付清。
12、出貨後製作客戶需要的一系列單據:形式發票，發票，箱單、等收到貨款之後把所有的單據寄給外商、同時整理相關文件留底存檔。
13、出完貨後一個月之後向貨代要覈銷單的退單。
外貿單證員報名方式(一)20XX年6月6日國際商務單證員全國統一考試實行網上報名。報名網址：全國國際商務單證考試中心，網上報名時間爲3月10日至5月20日，考試資格確認同時進行。在規定日期內考生可到中國對外貿易經濟合作企業協會指定的當地考試點辦理報考資格確認手續，逾期未辦理報考資格確認者不能參加考試。
(二)確認報考資格時，考生應持本人身份證、學歷證書原件和複印件以及《全國國際商務單證員考試報名表》，並交免冠同底版2寸藍底彩色證件照3張(用於報名表、准考證主證和合格證書，經考試不合格者照片不予退還)。證件不全或照片不符合要求者，不予辦理報考資格確認手續。
(三)考生報考資格被確認後，應交納考試費，每科80元，兩科共160元;另外每科交納報名費20元，兩科共40元。因故未參加考試或考試不合格者所交費用不予退還。
(四)其他有關事項，請考生隨時關注全國國際商務單證考試中心網站公佈的信息。
外貿單證員證書申請單證員證書是從業資格證書。同國際貨運代理員一樣，逐步在全國推行持證上崗制度。
單證員證書頒發機構爲商務部中國對外貿易經濟合作企業協會。
單證員證書的有效期暫定爲5年，不需要進行年審。
單證員考試是由商務部人教司同意，中國外經貿企業協會牽頭的。一年只進行一次考試。
單證員考試工作由商務部中國對外貿易經濟合作企業協會組織，經過商務部人教司批覆，也符合《行政許可法》的相關規定。考試的具體組織實施工作由中國外經貿企業協會領導，全國國際商務單證培訓認證考試中心負責實施。
各地負責承辦報名、資格審查、組織考試的工作都是由中國外經貿企協審批的考試點負責實施的，資格證書的頒發工作由考試中心統一實施。考試成績合格的考生，可憑本人身份證向當地考試點領取國際商務單證員資格證書，不再另行向合格考生收取證書工本費。
