收集有關材料
1.收集、閱讀和研究有關的文件材料
我們要收集閱讀有關的內容材料，比如我們要寫一個有關貫徹上級精神的通知，首先要對上級的文件進行仔細的研究，要認真領會精神實質，才能全面準確的體現內容。
2.深入下去，收集有關的實際材料
寫這種貫徹性通知，除了要掌握上級的文件精神以外，還要根據實際情況進行研究，我們說理論要與實際結合起來，只有結合了本單位的實際，才能做到從實際出發，所以我們要根據實際情況收集掌握一些實際材料，這樣才能提出一些針對性的意見。收集材料和調查研究，是一個充分醞釀的過程，也是我們進行構思的一個過程，這樣在收集材料的過程中，可以使我們的觀點進一步深化，同時還可以收集一些典型的材料。
材料的蒐集要求：真實、典型、適用、時效。
真實是材料的生命 ，如果不典型就沒有代表性和說服力。
適用性也就是說這個材料能夠用來證明我們的觀點，能夠說明一些問題。
時效性就是這個材料可能在這一段時間內是有用的，是能夠說明這個問題的，隨着時間的推移發生情況的變化，不能證明這個觀點。
認真起草正文
1.把握公文主題，選好用好材料。公文的主題就是公文要說明和解決的主要問題，公文的主題往往是經過領導確定或集體研究過的，這同其它的主題不一樣，公文撰寫人員的責任，就是在行文當中，要圍繞已經確定過的主題，怎麼樣把確定的主題表現出來，不能夠任意發揮。寫作的`時候要始終圍繞一個明確的主題來起草，要做到中心突出，主旨單一，也就是我們通常所說的，“一文一事”，觀點要明確、要開門見山，對於材料要進行精心的選擇，選好用好材料。
2.觀點正確、情況確實。公文中所反映的問題情況和數據必須準確無誤，提出的這個措施必須切合工作實際，切實可行。
3.內容涉及的有關部門要經過會商，取得一致意見。起草公文往往都是辦公室祕書來承擔的，但是有時候有許多具體的工作都是由具體的業務部門來承擔，所以存在一個互相溝通、互相協調的問題，公文涉及到的有關部門必須對公文的相關內容進行協商、進行協調，以達到共識，否則就會造成不良的後果。
4.文字表述要簡練，交代問題要清楚。公文寫作要簡練，不能進行任意發揮。交待的問題要清楚，地名、機關名稱要寫清楚，不能濫用省略或者簡稱。對於我們要引用的一些數據，要進行反覆的核對，做到準確無誤。在引用公文的時候要注意先引標題，後引發文字號。
關於主題的修改
看主題思想是否正確、主題的論述是否集中、主題挖掘是否深刻，是否符合國家的方針政策和法律法規，是否符合客觀實際，主題的內容與事由是否統一，一旦發現問題立即修改，只有把主題修改好了其他方面的修改纔有依據。
關於觀點的修改
觀點是否正確，表達有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不得當，概念比較模糊，推理論證不合邏輯的地方都要進行修改。
關於材料的修改
材料是否真實可靠，是否最適合表現主旨，是否典型充實。
關於結構修改
主要涉及到文章段落如何去安排，各段之間的起承轉合問題，層次的調整，詳略的調整。內容是最重要的公文結構是爲體現主旨而服務的，所以結構只是一個表達的形式，形式要爲內容服務。
